Was Geschäftsführer uns am häufigsten fragen

Ein vorkonfigurierter KI-Agent, der eine klar umrissene Rolle übernimmt, etwa Recherche, Reporting oder Angebotserstellung. Er arbeitet in Ihren bestehenden Tools, fügt sich in Ihre Prozesse ein und entlastet Ihr Team. Sie kaufen keine Software, Sie besetzen eine Stelle.

Weil danach gesucht wird. Wer eine Lösung wie unsere sucht, gibt „KI-Mitarbeiter“ in die Suchmaschine ein; nach „KI-Mitarbeitenden“ sucht praktisch niemand. Damit man uns überhaupt findet, folgen wir dem Sprachgebrauch unserer Kunden. Andere Bezeichnungen für dieselbe Sache sind digitaler Mitarbeiter, virtueller Mitarbeiter oder KI-Assistent.

Geschlechtergerechte Sprache halten wir ausdrücklich für richtig, und wo es um Menschen geht, verwenden wir sie auch: Unser eigenes Team besteht aus Mitarbeitenden. Bei der Bezeichnung der Software haben wir uns bewusst für die Auffindbarkeit entschieden.

Im Kern ja: Ein KI-Mitarbeiter ist ein vorkonfigurierter KI-Agent. Wir sprechen bewusst von „KI-Mitarbeitern", weil Sie keine abstrakte Technologie kaufen, sondern eine klar umrissene Rolle besetzen: Der Agent arbeitet in Ihren Tools, hält sich an Ihre Prozesse und übergibt an Menschen, wenn nötig. „KI-Agent" beschreibt die Technik, „KI-Mitarbeiter" die Aufgabe und Verantwortung im Team.

Ein KI-Mitarbeiter ist kein Tool, das Sie bedienen, sondern eine besetzte Rolle, die für Sie arbeitet. Ein KI-Tool wie ein Chatbot wartet auf Eingaben; ein KI-Mitarbeiter übernimmt eine wiederkehrende Aufgabe eigenständig in Ihren bestehenden Programmen, hält sich an Ihre Prozesse und übergibt an einen Menschen, wenn eine Entscheidung nötig ist. Sie kaufen keine Software-Lizenz, sondern besetzen eine Stelle zum festen Monatspreis.

Nein. KI-Mitarbeiter ergänzen Ihr Team, sie ersetzen es nicht. Sie übernehmen wiederkehrende, zeitfressende Aufgaben, damit sich Ihre Leute auf das konzentrieren, was Urteilsvermögen und Kundennähe verlangt. Gerade beim Fachkräftemangel verschafft Ihnen das Kapazität, ohne neu einzustellen.

In den Werkzeugen, die Sie ohnehin nutzen: Microsoft 365, gängige ERP- und CRM-Systeme, E-Mail, Teams. Es gibt keine neue Oberfläche, die Ihr Team erst lernen muss. Der KI-Mitarbeiter kommt zu Ihnen, nicht umgekehrt.

Ein fester Monatspreis pro Rolle: Katalogrollen 149 €, Spezialrollen ab 499 €. Ab der dritten Rolle wird es günstiger, ab der sechsten noch einmal. Keine Lizenzen pro Kopf, keine versteckten Kosten. Die erste Katalogrolle ist einen Monat kostenlos. Alle Preise netto zzgl. MwSt. Die vollständige Staffel samt Einrichtung steht auf der Preisseite.

Die laufenden Kosten der zugrunde liegenden KI-Modelle sind in Ihrem festen Monatspreis pro Rolle enthalten, im Rahmen typischer Teamnutzung. Sie zahlen keine Tokens, keine Credits und müssen nichts nachverfolgen; der Preis bleibt planbar wie ein Gehalt. Damit dieses Versprechen für alle Kunden fair und stabil bleibt, gilt pro Rolle und Monat eine Fair-Use-Grenze für die enthaltenen Modellkosten. Diese Grenzen liegen deutlich über dem, was eine Rolle bei normaler Nutzung im Team verbraucht. Der laufende Betrieb ist also vollständig abgedeckt. Erst wenn eine einzelne Rolle dauerhaft und deutlich über diesem Rahmen liegt, greift ein fairer Mehrkostenausgleich: Berechnet werden dann ausschließlich die tatsächlich nachgewiesenen Mehrkosten oberhalb der Grenze, kein pauschaler Aufschlag.

Welches Modell (z. B. Claude, ChatGPT oder Gemini) jeweils zum Einsatz kommt, wählen wir nach Eignung, Kosten und Datenschutz aus und können es wechseln, solange der vereinbarte Funktionsumfang erhalten bleibt. Das hält die Leistung aktuell und die Kosten effizient, ohne dass sich für Sie etwas ändert. Ein letzter Hinweis zur Sauberkeit der Abrechnung: Der DigiFair-Beitrag und etwaige Partnerprovisionen berechnen sich ausschließlich auf den Hainzelman-Listenpreis pro Rolle. Durchgereichte LLM-Kosten sind davon ausdrücklich ausgenommen.

Das monatliche Abonnement je Rolle ist monatlich kündbar: sieben Tage Frist zum Monatsende, in Textform. Kein Jahresvertrag, kein Lock-in. Sie behalten die Kontrolle.

In klaren Schritten: kostenloses Qualifikationsgespräch, optionaler KI-Potenzial-Workshop, dann ein Specification Sprint mit funktionsfähigem Prototyp und Angebot. Erst danach entscheiden Sie über den laufenden Betrieb. Wir richten gemeinsam mit Ihnen ein, kein „macht das mal selbst“.

Nach dem Specification Sprint liegt ein funktionsfähiger Prototyp vor. Der Sprint dauert typischerweise eine Woche für Katalogrollen und ein bis zwei Wochen für Spezialrollen. In der begleiteten Einarbeitungsphase wird er anschließend auf Ihre Formate und Entscheidungskriterien feinjustiert.

Der Specification Sprint ist eine gesondert vergütete, klar umrissene Phase, an deren Ende eine fertige Spezifikation für Ihre digitale Rolle steht: inklusive Integrationsplan und Erfolgskriterien, auf Wunsch mit Prototyp auf Ihren echten Daten. Seine Länge richtet sich nach dem Aufwand. Entscheiden Sie sich danach für die Rolle, entfällt eine weitere Einrichtungsgebühr.

Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Verarbeitung und Speicherung erfolgen auf Infrastruktur innerhalb der EU, vorrangig in Deutschland. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nutzen sie nicht für eigene Zwecke. Vor dem Produktivbetrieb schließen wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO.

Ihre Daten werden ausschließlich auf Infrastruktur innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert, vorrangig in Deutschland. Auf Wunsch ist auch ein Betrieb in Ihrem eigenen Rechenzentrum (On-Premises) möglich. Damit behalten Sie volle Datenhoheit, und die Lösung bleibt DSGVO- und KI-VO-konform.

Der KI-Mitarbeiter lernt aus Ihren Prozessen, nicht mit Ihren Daten. Ihre Inhalte fließen nicht in das Training fremder Modelle. Was wir an generischen Mustern verbessern, offenbart niemals Ihre vertraulichen Informationen.

Ja. EU-gehostet, DSGVO-konform und nach dem Prinzip Mensch-in-der-Schleife gebaut: Der KI-Mitarbeiter fragt bei Unsicherheit nach, eskaliert, wenn ein Mensch entscheiden muss, und dokumentiert jede Tätigkeit nachvollziehbar. Eine vollständig autonome Ausführung unwiderruflicher Handlungen ohne Ihre Freigabe ist nicht vorgesehen.

Der KI-Mitarbeiter bereitet vor, Ihr Team gibt frei. Jede Tätigkeit wird in einem für Sie zugänglichen Protokoll erfasst. Sie behalten die Kontrolle über das, was nach außen oder in Ihre Systeme geht. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Katalogrollen sind so zugeschnitten, dass Sie Ergebnisse vor der Weitergabe prüfen und korrigieren können. Bei Aufgaben mit direkter externer oder finanzieller Wirkung ist eine menschliche Freigabe Teil des Ablaufs. Wie bei jedem neuen Kollegen gilt: erst gegenprüfen, dann vertrauen. Mit der Zeit immer mehr.

Wir sind die europäische Alternative für den Mittelstand: feste Preise pro Rolle statt Lizenz pro Kopf, EU-Hosting statt gemischter Standorte, AI-Act-Konformität von Haus aus statt in Ihrer Verantwortung, und gemeinsames Onboarding statt Self-Service. Wir richten uns an den Geschäftsführer, nicht an die IT-Abteilung.

Für jeden aktiven KI-Mitarbeiter führt Hainzelman einen symbolischen Arbeitnehmerbeitrag an Projekte ab, die die Säulen des deutschen Sozialsystems spiegeln. Verbindlich. Sie können den Arbeitgeberanteil zusätzlich übernehmen, so wie Sie es für jeden menschlichen Kollegen auch tun.

Im Abonnement enthalten sind kontinuierliches Lernen und Anpassung, LLM-Kosten im Rahmen typischer Teamnutzung, E-Mail-Support und EU-Hosting. Nur bei dauerhaft überdurchschnittlichem Verbrauch greift ein fairer Mehrkostenausgleich. Alles transparent, nichts versteckt.

Wir schreiben uns Hainzelman, mit a am Anfang. Wenn Sie nach Heinzelman, Heinzelmann oder Heinzelmännchen gesucht haben, sind Sie hier trotzdem richtig. Der Name ist eine bewusste Anspielung auf die Heinzelmännchen der Kölner Sage, die Helfer, die nachts die liegengebliebene Arbeit erledigten, sodass morgens alles fertig war. Genau das tun unsere KI-Mitarbeiter. Mit einem Unterschied: Bei uns bleibt nichts im Verborgenen, jede Tätigkeit steht im Protokoll. Offiziell firmieren wir als Hainzelman GmbH, die Website ist hainzelman.com.